いい加減な棚卸は裏切り行為だ！
そもそも「棚卸は何のために行うのか？」。
経営参謀たる経理部は、それに対する「正しい回答」を持っておかなければなりません。
間違っても「決算だから、仕方がない・・・」「税務署がうるさいから・・・」「面倒だな～」なんていうマインドで取り組む仕事ではありません。
経理マンなら分かると思います。
「棚卸で利益が確定する」ということを。
つまり、棚卸が不正確だと、会社の利益が不正確、ということになるのです。
（当然「所得も不正確になりますから、税務署もうるさいはずです。）
利益が不正確、つまり、それは、経営者に「虚偽の報告」をすることになります。
棚卸をいい加減に、テキトーにすることは、会社・経営者に対する裏切り行為と言っても過言ではありません。
正しい棚卸の２つの重要視点
ご承知の通り、棚卸の評価は「単価×数量」で計算されます。
したがって「正しい棚卸」のためには「正しい単価」と「正しい数量」の両面で注意しなければなりません。
正しい単価
棚卸に関わる全ての人が「正しい単価」とは何か？を共通認識しておかなければ
- ある人は「原価」で、ある人は「売価」で
- ある人は「税込」で、ある人は「税抜」で
- ある人は「最近の仕入れ値」で、ある人は「実際の仕入れ値」で
と、それぞれが「自分で信じた単価」で計算し、結果として「様々な単価が混在」する、不正確な棚卸となってしまいます。
正しい数量
棚卸に関わる全ての人が「正しい数量」とは何か？を共通認識しておかなければ
- ある人は「未開封」のみカウント、ある人は「開封済み」もカウント
- ある人は「主なものだけ」、ある人は「細かくすべて」
- ある人は「倉庫にあるものだけ」、ある人は「外注先への預け分も」
と、それぞれが「自分で信じた数量」で計算し、結果として「様々な単価が混在」する、不正確な棚卸となってしまいます。
以上のように「正しく棚卸をしよう！」と声をかけても、それぞれの「正しい」が違っているため、結果として不正確になってしまいます。
棚卸前に絶対すべき４つの確認事項
したがって、棚卸に取り掛かる前に、関連する全員を招集し、下記について共通認識する必要があります。
- 棚卸の重要性
- 正しい単価とは、これだ！（税抜？税込？、売価？原価？・・・）
- 正しい数量とは、これだ！（カウントする範囲・方法・・・）
- カウントした時の記録票を捨てるな！
これらについて、正しく「当社のルール」を周知徹底しなければなりません。
棚卸原票を捨てるな！
よくある事例です。
棚卸は、保管場所で「正」の字でカウントすることが一般的です。
そして、それを記録したメモを見ながらエクセル等で「棚卸表」を作成します。
この「棚卸表」を作成したところで「清書できたんで・・・」と「正」を記録した「棚卸原票」を捨ててしまうことがあります。
これでは「棚卸の証拠隠滅」と言われても仕方がありません。
まるで、帳簿をつけ終わった後に「領収書」を捨てるようなものです。
特に、意地悪な税務署の調査官は
「エクセルだったら、いくらでも改ざんできるからね～」と、信じてくれないこともあります。
（メモだって、改ざんできるジャン！？という声も聞こえますが・・・）
「リアルな棚卸原票」を捨てないように注意してください。
まとめ
以上「経営参謀たる経理部」なら、棚卸が「会社の利益を左右する重要データ」であることを再認識し、より正確に業績報告ができるように、関連者への意識付け、方法の指導、にリーダーシップを発揮してください。
